Πρόγραμμα βαρδιών σε Excel: πότε δεν φτάνει πια

Για ένα κατάστημα με λίγα άτομα, ένα πρόγραμμα βαρδιών σε Excel αρκεί: όλη η εβδομάδα χωρά σε μια οθόνη, και ο υπεύθυνος ξέρει απέξω ποιος κλείνει και ποιος ανοίγει. Το Excel σταματά να φτάνει όταν οι κανόνες πρέπει να ελέγχονται σε περισσότερα από όσα βλέπει κανείς με μια ματιά: πολλά καταστήματα, προσωπικό που μετακινείται, αλλαγές μετά την αποστολή. Το Excel δεν ελέγχει κανέναν κανόνα· τους ελέγχει ο άνθρωπος που το συμπληρώνει.

Πέντε σημάδια ότι το Excel δεν φτάνει πια

1. Τα καταστήματα μοιράζονται ανθρώπους

Όταν κάποιος δουλεύει και σε δεύτερο κατάστημα, οι βάρδιές του είναι σε δύο αρχεία. Η 11ωρη ανάπαυση και οι συνεχόμενες μέρες μετρούν και στα δύο μαζί, αλλά κανένα αρχείο δεν βλέπει το άλλο.

2. Το 11ωρο ελέγχεται με το μάτι

Αν ο μόνος έλεγχος για την ανάπαυση είναι ότι ο υπεύθυνος «το προσέχει», ο έλεγχος σταματά τη μέρα που λείπει ή βιάζεται. Το ίδιο ισχύει για τις μέρες στη σειρά και για τις ώρες της σύμβασης.

3. Οι αλλαγές χάνονται

Μετά την αποστολή, το πρόγραμμα αλλάζει: μια άδεια, μια ανταλλαγή, μια κάλυψη. Το διορθωμένο αρχείο μοιάζει ακριβώς με το αρχικό, και κανείς δεν ξέρει τι άλλαξε, άρα ούτε τι πρέπει να δηλωθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

4. Το λογιστήριο ξαναγράφει

Αν το πρόγραμμα του καταστήματος και τα αρχεία της μισθοδοσίας είναι διαφορετικά αρχεία, κάποιος αντιγράφει από το ένα στο άλλο κάθε εβδομάδα. Κάθε αντιγραφή είναι μια ευκαιρία για λάθος (τι χρειάζεται το λογιστήριο).

5. Μόνο ένας ξέρει το αρχείο

Οι τύποι, τα χρώματα, οι κρυφές στήλες: αν μόνο ένας άνθρωπος ξέρει πώς δουλεύει το αρχείο, το πρόγραμμα της επιχείρησης εξαρτάται από τις άδειές του.

Τι να ζητήσετε από μια εφαρμογή

Μια εφαρμογή για το πρόγραμμα βαρδιών αξίζει μόνο αν κάνει ό,τι το Excel δεν κάνει. Ζητήστε:

• Κανόνες που ελέγχονται πάντα: όχι μόνο όταν βγαίνει η εβδομάδα, αλλά και σε κάθε αλλαγή με το χέρι.
• Μία εικόνα για όλα τα καταστήματα, ώστε ένας εργαζόμενος να μετρά μία φορά, όπου κι αν δουλεύει.
• Κενά που φαίνονται, αντί για βάρδιες που καλύπτονται με παράβαση.
• Αλλαγές που σημειώνονται μετά την αποστολή.
• Αρχεία στη μορφή του λογιστηρίου, χωρίς αντιγραφή.
• Λογαριασμούς ανά κατάστημα, ώστε κάθε υπεύθυνος να βλέπει μόνο το δικό του προσωπικό.
• Προστασία των δεδομένων των εργαζομένων, όπως ο ΑΦΜ.

Το Excel δεν πάει χαμένο

Η μετάβαση ξεκινά συνήθως από το ίδιο το Excel. Για να ξεκινήσει το Postorunner αρκεί ένα Excel με το προσωπικό: κατάστημα, ρόλος και σύμβαση για κάθε εργαζόμενο. Τα αρχεία που βγάζει για το λογιστήριο, το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ και η ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ, είναι κι αυτά αρχεία Excel, στη μορφή που ήδη περιμένει η μισθοδοσία.

Πώς το κάνει το Postorunner

Το Postorunner ανοίγει στον browser, χωρίς εγκατάσταση. Φτιάχνει την εβδομάδα κάθε καταστήματος σε περίπου 20 δευτερόλεπτα, με την 11ωρη ανάπαυση, το όριο συνεχόμενων ημερών, τις συμβάσεις, τους ρόλους, τα ρεπό και τις άδειες ελεγμένα, και ελέγχει ξανά κάθε αλλαγή στην αποθήκευση. Ένας Admin βλέπει όλα τα καταστήματα, και κάθε υπεύθυνος μόνο το δικό του. Ο ΑΦΜ των εργαζομένων αποθηκεύεται κρυπτογραφημένος.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να κρατήσω το πρόγραμμα βαρδιών σε Excel;

Για ένα κατάστημα με λίγα άτομα, ναι. Με πολλά καταστήματα και προσωπικό που μετακινείται, το Excel δεν ελέγχει τους κανόνες της ανάπαυσης, των ημερών και της σύμβασης, και οι αλλαγές δεν φαίνονται.

Χρειάζεται εγκατάσταση το Postorunner;

Όχι. Ανοίγει στον browser, και για να ξεκινήσει αρκεί ένα Excel με το προσωπικό σας.

Βγάζει αρχεία Excel για το λογιστήριο;

Ναι. Το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ και η ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ βγαίνουν με ένα κλικ, σε Excel, στη μορφή που θέλει η μισθοδοσία.