ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ και ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ: τι χρειάζεται το λογιστήριο από το πρόγραμμα βαρδιών

Από το πρόγραμμα βαρδιών το λογιστήριο χρειάζεται δύο αρχεία. Το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ δείχνει τι ήταν προγραμματισμένο να δουλέψει κάθε εργαζόμενος σε κάθε κατάστημα. Η ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ δείχνει, για κάθε εργαζόμενο και κάθε μέρα, τι έγινε τελικά: ωράριο, ρεπό, άδεια, μέρα σε άλλο κατάστημα, αλλαγή. Από αυτά βγαίνουν η μισθοδοσία, οι προσαυξήσεις και οι δηλώσεις, οπότε κάθε λάθος σε αυτά γίνεται λάθος στη μισθοδοσία.

Με μια ματιά

• ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ: ένα άτομο ανά γραμμή, με τον κωδικό του στην πρώτη στήλη, και για κάθε μέρα ένα ωράριο ή «Ρ».
• ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ: το πρόγραμμα του καταστήματος, στη μορφή που κρατά το λογιστήριο.
• Κάθε ρεπό, άδεια, δανεισμός και αλλαγή πρέπει να φαίνεται ως αυτό που είναι.
• Τα αρχεία πρέπει να βγαίνουν από το πρόγραμμα, όχι να ξαναγράφονται με το χέρι.

Τι γράφει η ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ

Μια καλή ωρομέτρηση διαβάζεται χωρίς ερωτήσεις. Για κάθε μέρα κάθε εργαζομένου λέει ένα από τα εξής:

• το ωράριο που δούλεψε, π.χ. 06:30–14:30·
• Ρ για ρεπό·
• ΑΔΕΙΑ, με τον λόγο της, ώστε το λογιστήριο να ξέρει τι είδους άδεια είναι·
• το κατάστημα και το ωράριο, όταν δούλεψε σε άλλο κατάστημα·
• κενό, για τις μέρες πριν από την πρόσληψη ή μετά τη λήξη της σύμβασης.

Δύο λεπτομέρειες κάνουν μεγάλη διαφορά. Πρώτα, ο κωδικός εργαζομένου του λογιστηρίου στην πρώτη στήλη: χωρίς αυτόν, κάθε γραμμή αντιστοιχίζεται με το όνομα, και δύο ίδια επώνυμα αρκούν για λάθος. Μετά, η σύμβαση: στο 6ήμερο 40ωρο η μέρα είναι 6 ώρες και 40 λεπτά, και γράφεται συχνά «6ω40λ», ενώ το 5ήμερο δηλώνεται 8ωρο.

Πού γίνονται τα λάθη

1. Το αρχείο ξαναγράφεται. Ο υπεύθυνος φτιάχνει το πρόγραμμα σε ένα αρχείο, και κάποιος το αντιγράφει στη μορφή του λογιστηρίου. Κάθε αντιγραφή είναι μια ευκαιρία για λάθος.
2. Η αλλαγή δεν φαίνεται. Μετά την αποστολή, μια βάρδια αλλάζει, και το διορθωμένο αρχείο μοιάζει ακριβώς με το αρχικό. Το λογιστήριο δεν ξέρει τι έχει να ξαναδηλώσει.
3. Μια χαμένη βάρδια μοιάζει με ρεπό. Αν κάποιος έχασε μια βάρδια και η μέρα του γράφει απλώς «Ρ», η ωρομέτρηση λέει κάτι που δεν έγινε.
4. Ο δανεισμός χάνεται. Ο εργαζόμενος δούλεψε σε άλλο κατάστημα, και στο δικό του η μέρα φαίνεται κενή.
5. Η άδεια δεν έχει λόγο. Κανονική, αναρρωτική ή άλλη άδεια έχουν διαφορετική μεταχείριση στη μισθοδοσία.

Πώς το κάνει το Postorunner

Στο Postorunner το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ και η ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ βγαίνουν με ένα κλικ από το ίδιο το πρόγραμμα, στη μορφή που θέλει το λογιστήριο:

• Η ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ έχει ένα άτομο ανά γραμμή, με τον κωδικό του λογιστηρίου στην πρώτη στήλη, και για κάθε μέρα έναν κωδικό ωραρίου ή «Ρ».
• Το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ έχει όλη τη χρονιά του καταστήματος, μία καρτέλα ανά μήνα.
• Μια μέρα σε άλλο κατάστημα γράφεται με το όνομα του καταστήματος και το ωράριο· μια άδεια γράφεται «ΑΔΕΙΑ» με τον λόγο της.
• Οι προσλήψεις σημειώνονται με πράσινο, και οι μέρες εκτός σύμβασης μένουν κενές.
• Μετά την επικύρωση, κάθε αλλαγή γράφεται με κόκκινα, και η βάρδια που έχασε κάποιος σημειώνεται «ΑΦΑΙΡΕΘΗΚΕ», ώστε να μη μοιάζει με κανονικό ρεπό.

Το λογιστήριο παίρνει έτσι ό,τι χρειάζεται για να δηλώσει τις τροποποιήσεις ωραρίου στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και να υπολογίσει τις υπερωρίες και τις προσαυξήσεις, χωρίς να ξαναγράψει τίποτα.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι η ωρομέτρηση;

Το αρχείο που δείχνει, για κάθε εργαζόμενο και κάθε μέρα, τι δούλεψε: ωράριο, ρεπό, άδεια ή μέρα σε άλλο κατάστημα. Από αυτό το λογιστήριο βγάζει τη μισθοδοσία.

Τι σημαίνει «6ω40λ» στην ωρομέτρηση;

Έξι ώρες και σαράντα λεπτά: η μέρα ενός εργαζομένου με 6ήμερο 40ωρο, αφού οι 40 ώρες μοιράζονται σε 6 μέρες. Το 5ήμερο δηλώνεται 8ωρο.

Πώς φαίνεται μια αλλαγή που έγινε μετά την αποστολή του προγράμματος;

Στο Postorunner, κάθε νέα ή αλλαγμένη βάρδια μετά την επικύρωση γράφεται με κόκκινα στην ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ, ώστε το λογιστήριο να βλέπει με μια ματιά τι άλλαξε.