Τροποποίηση ωραρίου στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ: πότε δηλώνεται μια αλλαγή βάρδιας

Μια αλλαγή βάρδιας δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την ώρα έναρξης του νέου ωραρίου. Μπορεί να δηλωθεί ακόμη και την ίδια μέρα, αρκεί να προλάβει τη βάρδια. Η μόνη εξαίρεση αφορά τις επιχειρήσεις με ψηφιακή κάρτα εργασίας που έχουν επιλέξει το απολογιστικό σύστημα: εκεί οι αλλαγές καταχωρίζονται εκ των υστέρων, αρκεί η κάρτα να τις επιβεβαιώνει.

Με μια ματιά

• Το αρχικό ωράριο κάθε εργαζομένου δηλώνεται στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας πριν ισχύσει, για παράδειγμα ανά εβδομάδα ή ανά μήνα.
• Κάθε αλλαγή (ώρα, ρεπό, ανταλλαγή, υπερωρία, 6η μέρα) δηλώνεται πριν από την ώρα που ισχύει.
• Με ψηφιακή κάρτα, η επιχείρηση μπορεί να επιλέξει το απολογιστικό σύστημα (από 1.7.2024) και να καταχωρίζει τις αλλαγές μετά.
• Ό,τι δεν δηλώθηκε σωστά είναι απόκλιση, με πρόστιμο ανά εργαζόμενο.

Το αρχικό ωράριο

Πριν ξεκινήσει η περίοδος, το ωράριο κάθε εργαζομένου δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ: ποιες μέρες δουλεύει, από τι ώρα ως τι ώρα, και ποιες είναι ρεπό. Συνήθως το κάνει το λογιστήριο, με βάση το πρόγραμμα που του στέλνει η επιχείρηση. Ό,τι δηλώνεται εκεί είναι η «αλήθεια» με την οποία θα συγκριθεί κάθε έλεγχος, και, όπου υπάρχει, κάθε σήμανση της ψηφιακής κάρτας.

Η αλλαγή: πριν από την ώρα της

Αν το ωράριο αλλάξει, η αλλαγή δηλώνεται πριν ισχύσει. Αν η βάρδια της Πέμπτης μετακινηθεί από τις 14:30 στις 10:00, η τροποποίηση πρέπει να έχει υποβληθεί πριν από τις 10:00 της Πέμπτης.

Αλλαγές είναι, μεταξύ άλλων:

• μια βάρδια που μετακινείται ή αλλάζει διάρκεια·
• ένα ρεπό που αλλάζει μέρα·
• μια ανταλλαγή ανάμεσα σε δύο συναδέλφους, που αλλάζει το ωράριο και των δύο·
• μια κάλυψη σε άλλο κατάστημα, που αλλάζει το πρόγραμμα και των δύο καταστημάτων·
• μια υπερωρία, που δηλώνεται κι αυτή πριν γίνει·
• η 6η μέρα σε 5ήμερο, όπου επιτρέπεται, που δηλώνεται πριν ξεκινήσει η εργασία.

Το απολογιστικό σύστημα

Από την 1η Ιουλίου 2024, μια επιχείρηση με ψηφιακή κάρτα μπορεί να επιλέξει να μην καταχωρίζει τις αλλαγές εκ των προτέρων:

1. Το δηλώνει ως την τελευταία μέρα του μήνα, για τουλάχιστον έναν ημερολογιακό μήνα από τον επόμενο.
2. Κρατά κανονικά αρχικό ωράριο, εβδομαδιαίο ή μηνιαίο.
3. Καταχωρίζει τις αλλαγές μετά την πραγματοποίησή τους, μέσα στην προθεσμία που ορίζεται.
4. Μπορεί να επιστρέψει στο σύστημα των εκ των προτέρων δηλώσεων, δηλώνοντάς το πριν ξεκινήσει ο μήνας.

Το απολογιστικό σύστημα δεν σημαίνει ότι οι αλλαγές δεν μετρούν: μια αλλαγή χωρίς σήμανση κάρτας που να την επιβεβαιώνει έχει πρόστιμο 10.500 € ανά εργαζόμενο.

Πού χάνονται οι αλλαγές στην πράξη

Οι περισσότερες αδήλωτες αλλαγές δεν είναι απόφαση να μη δηλωθούν. Είναι αλλαγές που δεν έφτασαν ποτέ σε όποιον δηλώνει:

• Η αλλαγή έγινε στο τηλέφωνο. Ο υπεύθυνος συμφώνησε μια ανταλλαγή, αλλά το πρόγραμμα που έχει το λογιστήριο είναι το παλιό.
• Η αλλαγή έγινε σε άλλο κατάστημα. Ο εργαζόμενος κάλυψε μια βάρδια αλλού, και το δικό του κατάστημα το έμαθε στο τέλος της εβδομάδας.
• Η αλλαγή δεν φαίνεται. Το διορθωμένο Excel μοιάζει ακριβώς με το αρχικό, και κανείς δεν ξέρει τι άλλαξε.
• Η αλλαγή έσπασε κάτι άλλο. Μια ανταλλαγή που διορθώνει τη μια μέρα αφήνει λιγότερες από 11 ώρες ανάπαυσης την επόμενη.

Πού βοηθά το Postorunner

Το Postorunner δεν υποβάλλει τίποτα στο ΕΡΓΑΝΗ. Αυτό που κάνει είναι να μη χάνεται καμία αλλαγή ανάμεσα στο κατάστημα και στο λογιστήριο:

• Όταν το πρόγραμμα είναι έτοιμο, το επικυρώνετε. Από εκεί και πέρα κάθε νέα ή αλλαγμένη βάρδια σημειώνεται «ΑΛΛΑΓΗ».
• Μια ανταλλαγή ανάμεσα σε δύο συναδέλφους σημειώνεται «ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ», και η βάρδια που έχασε κάποιος «ΑΦΑΙΡΕΘΗΚΕ», ώστε να μη μοιάζει με κανονικό ρεπό.
• Μια βάρδια σε άλλο κατάστημα σημειώνεται «ΔΑΝΕΙΣΜΟΣ».
• Στην ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ οι αλλαγές μετά την επικύρωση γράφονται με κόκκινα: το λογιστήριο βλέπει με μια ματιά τι έχει να δηλώσει.
• Κάθε αλλαγή με το χέρι ελέγχεται στην αποθήκευση, όπως και η δημιουργία. Μια ανταλλαγή δεν μπλοκάρεται, αλλά αν σπάει την ανάπαυση εμφανίζει προειδοποίηση.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να αλλάξω μια βάρδια την ίδια μέρα;

Ναι, αρκεί η τροποποίηση να δηλωθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν από την ώρα έναρξης του νέου ωραρίου. Με το απολογιστικό σύστημα της ψηφιακής κάρτας, καταχωρίζεται και μετά.

Πρέπει να δηλωθεί μια ανταλλαγή βαρδιών;

Ναι. Μια ανταλλαγή αλλάζει το ωράριο δύο ανθρώπων, άρα είναι τροποποίηση και για τους δύο.

Ποιος κάνει τη δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ;

Ο εργοδότης, και συνήθως για λογαριασμό του το λογιστήριο. Γι’ αυτό το κρίσιμο είναι να φτάνει κάθε αλλαγή στο λογιστήριο εγκαίρως.

Πηγές

• Ψηφιακή κάρτα εργασίας: συνοπτικός οδηγός, με το απολογιστικό σύστημα (Taxheaven)
• Ν. 5053/2023, άρθρο 22: αλλαγές ωραρίου εκ των υστέρων στην ψηφιακή κάρτα
• Ν. 5053/2023, άρθρο 25: η 6η ημέρα και η δήλωσή της στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Το άρθρο περιγράφει τους γενικούς κανόνες όπως ισχύουν στις 2 Νοεμβρίου 2026· δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Οι προθεσμίες και τα πρόστιμα ορίζονται σε υπουργικές αποφάσεις, οπότε για τη δική σας περίπτωση μιλήστε με το λογιστήριο ή τον νομικό σας σύμβουλο.