4′ ανάγνωση
Πώς φτιάχνεται το εβδομαδιαίο πρόγραμμα βαρδιών για πολλά καταστήματα
Επτά βήματα για το εβδομαδιαίο πρόγραμμα βαρδιών σε πολλά καταστήματα: ανάγκες, περιορισμοί, κανόνες, κενά, δανεισμός, επικύρωση και λογιστήριο.
Μέρος του οδηγού: Πρόγραμμα βαρδιών για επιχειρήσεις με πολλά καταστήματα: ο οδηγός
Ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα βαρδιών για πολλά καταστήματα φτιάχνεται σε επτά βήματα: ορίζετε τις ανάγκες κάθε καταστήματος, σημειώνετε τους περιορισμούς της εβδομάδας, ξεκινάτε από το κατάστημα με τη μεγαλύτερη έλλειψη, βάζετε βάρδιες μόνο μέσα στους κανόνες, αφήνετε τα κενά να φαίνονται, τα καλύπτετε από άλλο κατάστημα, και επικυρώνετε πριν στείλετε. Η σειρά μετράει: τα περισσότερα λάθη γίνονται όταν ένα βήμα γίνεται πριν από το προηγούμενο.
1. Ορίστε τι χρειάζεται κάθε κατάστημα
Πόσα άτομα θέλετε ανά ρόλο και ανά ώρα: για παράδειγμα ένας στην κουζίνα 06:30–14:30, δύο στην πώληση το πρωί και ένας το απόγευμα. Οι ανάγκες ενός καταστήματος αλλάζουν σπάνια από εβδομάδα σε εβδομάδα, οπότε αξίζει να γραφτούν μία φορά και να ξαναχρησιμοποιούνται.
Στο Postorunner αυτό είναι το «Τυποποιημένο Πρόγραμμα»: ορίζεται μία φορά και περνά σε κάθε νέα εβδομάδα με ένα κλικ.
2. Σημειώστε τους περιορισμούς της εβδομάδας
Πριν μπει η πρώτη βάρδια, μαζέψτε ό,τι ισχύει μόνο αυτή την εβδομάδα:
- ρεπό, άδειες και αναρρωτικές·
- ωράρια διαθεσιμότητας («έως τις 15:00»)·
- μέρες που κάποιος πρέπει οπωσδήποτε να δουλέψει·
- μέρες που κάποιος «προτιμά όχι», όπου γίνεται.
Αν οι περιορισμοί μπουν μετά τις βάρδιες, κάθε περιορισμός είναι και μια διόρθωση.
3. Ξεκινήστε από το κατάστημα με τη μεγαλύτερη έλλειψη
Όταν τα καταστήματα μοιράζονται προσωπικό, η σειρά έχει σημασία. Αν το κατάστημα με τους περισσότερους ανθρώπους φτιάξει πρώτο την εβδομάδα του, θα κρατήσει και όσους θα μπορούσαν να καλύψουν αλλού. Ξεκινήστε από εκεί που η ζήτηση ξεπερνά περισσότερο τους διαθέσιμους.
4. Βάλτε βάρδιες μόνο μέσα στους κανόνες
Κάθε βάρδια πρέπει να περνά τους ίδιους ελέγχους, για τον συγκεκριμένο άνθρωπο:
- 11 ώρες ανάπαυση από την προηγούμενη βάρδια του, και από την Κυριακή της προηγούμενης εβδομάδας (γιατί χάνεται εύκολα)·
- όχι 7η συνεχόμενη μέρα, μετρώντας και τις μέρες της προηγούμενης εβδομάδας·
- οι ώρες και οι βάρδιες της σύμβασης, 5ήμερο ή 6ήμερο·
- ο ρόλος: μόνο ρόλοι που έχει, κύριος ή δευτερεύων·
- μία βάρδια τη μέρα, σε όλα τα καταστήματα μαζί·
- οι ημερομηνίες της σύμβασης, για τους εποχικούς·
- καμία βάρδια σε μέρα που το κατάστημα είναι κλειστό.
Ανάμεσα σε όσους περνούν τους ελέγχους, η επιλογή είναι θέμα προτεραιοτήτων: πρώτα οι «υποχρεωτικές» μέρες, μετά όσο περισσότερες καλυμμένες θέσεις, μετά οι ελάχιστες βάρδιες κάθε εργαζομένου, κάποιος που μπορεί να κλείσει στην τελευταία βάρδια, δίκαιη μοιρασιά ανάμεσα σε ίδιες συμβάσεις, και τέλος οι προτιμήσεις.
5. Αφήστε τα κενά να φαίνονται
Αν για μια βάρδια δεν υπάρχει κανείς που να περνά τους ελέγχους, μην τη γεμίσετε «προσωρινά» με κάποιον που δεν μπορεί. Αφήστε τη κενή και ορατή. Ένα κενό που φαίνεται καλύπτεται· ένα κενό που κρύβεται πίσω από μια παράβαση φαίνεται μόνο στον έλεγχο.
6. Καλύψτε τα κενά από άλλο κατάστημα
Ένα κατάστημα έχει κενό, ένα άλλο έχει άνθρωπο. Ο δανεισμός λύνει το κενό, αρκεί ο άνθρωπος να περνά τους ίδιους ελέγχους με τις βάρδιες και των δύο καταστημάτων μαζί. Πώς γίνεται σωστά, στο άρθρο για τον δανεισμό προσωπικού ανάμεσα σε καταστήματα.
7. Επικυρώστε, στείλτε, και κρατήστε ορατές τις αλλαγές
Όταν η εβδομάδα είναι έτοιμη, κλειδώστε μια εκδοχή της: αυτή στέλνεται στο λογιστήριο για τη δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Από εκεί και πέρα, κάθε αλλαγή πρέπει να ξεχωρίζει, γιατί κάθε αλλαγή είναι και μια τροποποίηση ωραρίου που πρέπει να δηλωθεί εγκαίρως. Τέλος, τα αρχεία της μισθοδοσίας πρέπει να βγαίνουν από το ίδιο πρόγραμμα, όχι να ξαναγράφονται (τι χρειάζεται το λογιστήριο).
Πώς το κάνει το Postorunner
Στο Postorunner τα βήματα 3 έως 5 είναι ένα κουμπί: η «Δημιουργία» βγάζει την εβδομάδα ενός καταστήματος σε περίπου 20 δευτερόλεπτα. Ο Admin μπορεί να τη βγάλει και για όλα τα καταστήματα μαζί, και τότε το σύστημα ξεκινά από το κατάστημα με τη μεγαλύτερη έλλειψη. Την εβδομάδα τη φτιάχνει ένας μαθηματικός βελτιστοποιητής με τις παραπάνω προτεραιότητες, και ό,τι στόχος δεν επιτυγχάνεται αναφέρεται. Ό,τι δεν μπορεί να καλυφθεί νόμιμα μένει «ΚΕΝΗ ΘΕΣΗ».
Η «Επιλογή από άλλο κατάστημα» δείχνει μόνο όσους μπορούν νόμιμα να καλύψουν ένα κενό. Μετά την «Επικύρωση», κάθε αλλαγή σημειώνεται «ΑΛΛΑΓΗ», και το ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ και η ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗ βγαίνουν με ένα κλικ.
Συχνές ερωτήσεις
Από πού ξεκινά κανείς ένα πρόγραμμα βαρδιών;
Από τις ανάγκες κάθε καταστήματος ανά ρόλο και ώρα, και από τους περιορισμούς της εβδομάδας: ρεπό, άδειες, διαθεσιμότητα. Οι βάρδιες μπαίνουν μετά.
Μπορεί να φτιαχτεί το πρόγραμμα για όλα τα καταστήματα μαζί;
Ναι, και είναι καλύτερο: έτσι όποιος περισσεύει σε ένα κατάστημα πηγαίνει πρώτα εκεί που λείπει περισσότερο. Στο Postorunner ο Admin βγάζει την εβδομάδα όλων των καταστημάτων με μία «Δημιουργία».
Τι κάνω όταν μια βάρδια δεν μπορεί να καλυφθεί;
Την αφήνετε κενή και ορατή, και ψάχνετε κάποιον από άλλο κατάστημα που περνά τους ίδιους ελέγχους. Αν δεν υπάρχει κανείς, το κενό είναι πραγματικό και θέλει απόφαση, όχι μια βάρδια που παραβιάζει κανόνα.